Abholung von Dokumenten leichtgemacht in Hockenheim

Hockenheim. Der Stolz war Oberbürgermeister Marcus Zeitler deutlich anzusehen. Mit ihm strahlten Mitarbeiter der Verwaltung, insbesondere des Bürgerbüros, um die Wette und sie hatten allen Grund dazu: „24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr – einen besseren Bürgerservice gibt es nicht“, freute sich Zeitler bei der Vorstellung des Ausgabeterminals vor dem Rathauseingang nicht nur über die Neuerung, sondern auch darüber, dass die Rennstadt die Nase weit vorn hat: „Wir sind die ersten im Rhein-Neckar-Kreis mit einem solchen Angebot.“

Die Idee, die hinter dem Ausgabeterminal steckt, ist naheliegend und einleuchtend – die Umsetzung war zeitintensiv, rund ein Jahr dauerte es, bis es nun in Betrieb ging. Die Idee: Jeder Bürger kann jederzeit Dokumente am Rathaus abholen, die für ihn wichtig sind. Beispielsweise der neue Reisepass oder Ausweis – mit Hilfe des Terminals ist die Ausgabe von den Öffnungszeiten des Rathauses entkoppelt, wer will kann sich seine Papiere in der Abenddämmerung oder im Morgengrauen abholen.

Das Ausgabeterminal ermöglicht Abholungen rund um die Uhr

Christian Schleyer von der IT-Abteilung der Stadtverwaltung hatte die Idee für das 24-Stunden-Ausgabeterminal von einer Veranstaltung mitgebracht und im Rathaus waren alle gleich Feuer und Flamme. Wie Zeitler bei der Vorstellung des Terminals betonte, sei dies, nach dem Self-Service-Terminal, es steht vor dem Bürgerbüro und ermöglich es Antragstellern Fingerabdrücke, Lichtbilder und Unterschrift digital zu erstellen und direkt ins Büro zu übermitteln, der nächste Schritt hin zur digitalen Verwaltung, eine weitere Verbesserung des Leistungsangebots der Verwaltung.

Nach gut sieben Monaten Umsetzung und Kosten von rund 26 000 Euro, wie Schleyer vorrechnete, war es nun soweit, das Terminal ging in Betrieb. Es funktioniert, so Jessica Mensch vom Bürgerbüro, nach dem Vier-Augen-Prinzip. Zumindest vonseiten der Verwaltung aus – zum Bestücken des Terminals sind zwei Mitarbeiter nötig.

Der gesamte Kontakt mit dem Bürger erfolgt per Mail und dieser erhält, wenn gewünscht, eine Reservierung in einem der Fächer des Terminals zur Abholung. Ist dieses von der Verwaltung befüllt, schickt es eine Mail an den entsprechenden Bürger, in dem die Befüllung mitgeteilt wird, samt entsprechendem Code zum Öffnen des Fachs. Ist das Dokument abgeholt, wird eine letzte Mail an die Verwaltung geschickt, in der das Ende des Vorgangs festgehalten ist.

Schnell einfach, rund um die Uhr und nicht nur für Ausweise gedacht, sondern im Prinzip für alle Dokument, die in dem Terminal Platz finden. Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung samt dem Wissen, im Kreis die Nase vorn zu haben.